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Das digitale Gutachten (E-Akte)

29. Januar 2025

Das digitale Gutachten (E-Akte) – von der Signierung bis zur Übertragung zu Gericht

Save the date: AB 01.01.2026 verpflichtende Nutzung der digitalen Akte!

Update Januar 2025

In meinen Seminaren werde ich regelmäßig angesprochen, wie der Ablauf des digitalen Gutachtens ist. Da das von Bundesland zu Bundesland bisher sehr uneinheitlich geregelt war (und eigentlich noch ist), vermied ich eine konkrete Antwort zu geben. Mit diesem Artikel starte ich dennoch den Versuch, ein wenig Licht ins Dunkel zu bringen. Natürlich erhebe ich keinen Anspruch auf Vollständigkeit, aber ich denke, dieser Artikel wird Ihnen hilfreich sein.

Ich gehe davon aus, dass Ihr Gutachten, welches Sie an das Gericht übermitteln möchten, als PDF vorliegt. Alle angegebenen Preise sind zzgl. MwSt. und natürlich unverbindlich. Bitte informieren Sie sich direkt beim jeweiligen Anbieter.

In 2 Schritten zur E-Akte

  1. Das Gutachten (PDF) muss signiert werden
  2. Das signierte Gutachten wird an das Gericht über EGVP – Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach bzw. eBO – elektronisches Bürger- und Organisationspostfach,  oder über „Mein Justizpostfach (MJP)“ übermittelt. „Mein Justizpostfach“ existiert erst seit dem 12. Oktober 2023 und wird laufend verbessert.

Signaturkarte für das digitale Gutachten

Die Signierkarte ist nicht bei jeder Lösung notwendig. Wenn Sie diese beantragen möchten, so erhalten Sie diese auf Anfrage bei Ihrer zuständigen IHK oder HWK. Ansonsten hier:
https://www.d-trust.net/de/bestellen
D-Trust ist ein Unternehmen der Bundesdruckerei. Die Signaturkarte kostet für 3 Jahre 209,– Euro
Bei Verwendung der Signierkarte wird zusätzlich, im Vergleich zur Signierung mit dem Personalausweis, die Gültigkeit der Bestellung abgefragt und es kann eine Geschäftsadresse angegeben werden. Sollte die Bestellung nicht mehr gültig sein, so ist eine Signierung mit dieser Karte nicht möglich. Bei der Signierung mit dem Personalausweis (vom Gericht anerkannt) gibt es diese Abfrage natürlich nicht. Die Signierung wird mit der Adresse versehen, die im Personalausweis angegeben ist.

Kommerzielle Software für das Signieren und Übermitteln des digitalen Gutachtens:

Einen nicht ganz aktuellen Stand für alle verfügbaren Software finden Sie hier:
https://egvp.justiz.de/buerger_organisationen/index.php

In folgender Auflistung finden Sie noch andere Anbieter. Bitte beachten Sie, dass die hier angegebenen Preise unverbindlich sind. Andere Anbieter können sich gerne bei uns melden, dann nehmen wir diese natürlich auch mit auf.

Lösungen für das Signieren des digitalen Gutachtens, wenn Sie keine der vorangestellten Software benutzen möchten

Die Voraussetzung ist, Sie haben einen elektronisch lesbaren Personalausweis (dazu entweder Smartphone mit NFC oder Lesegerät am PC) und/oder eine Signaturkarte.
Installieren Sie zunächst die „AusweisApp“ auf dem Smartphone oder auf dem PC. Download hier: https://www.ausweisapp.bund.de/download

Ihr Personalausweis ist dann elektronisch lesbar, wenn er das entsprechende Logo auf der Rückseite besitzt:

Personalausweis min Logo

Um ein PDF mit der notwendigen „Qualifizierte elektronische Signatur (QES)“ zu versehen, müssen Sie sich bei „sign-me.de“ anmelden, welches zu D-Trust gehört und somit zur Bundesdruckerei. Dazu ist die oben genannte Authentifizierung mit dem Personalausweis notwendig. Im Verlauf der Anmeldung legen Sie ein Konto an und es wird ein Zertifikat erstellt. Ist dieses erstellt, fällt zukünftig die Authentifizierung mit dem Personalausweis weg und es sind nur die eingegebenen Kontodaten notwendig.
Ist die Hürde mit der Anmeldung geschafft, dann ist das signieren eines Gutachtens äußerst einfach: Sie laden Ihr Gutachten auf die Seite ab und laden es gleich anschließend mit Signatur wieder herunter. In Ihrem Konto bleibt es 4 Tage gespeichert:

Die ersten beiden Dokumente sind kostenlos, dann muss man sich „Coins“ kaufen. Sie benötigen 2 Coins für eine Fortgeschrittene Signierung. 100 Coins kosten ca. 34,90 EUR. Eine Gutachten-Signierung kostet somit ca. 70 Cent.

Software zur Signierung als Alternative zu Sign-me

Auf der Seite von „Secrypt“ finden Sie die Software „digSeal office“ für einmalig 142,– Euro. Hier ist wiederum die Signierkarte Pflicht. Es gibt sicherlich noch weitere Signier-Software auf dem Markt, die jedoch den Rahmen dieses Artikels sprengen würde. Hier finden Sie aber eine Übersicht: https://www.d-trust.net/de/inbetriebnahme-karten  unter “Signatur-Software” (etwas nach unten scrollen)

Lösung für das Übermitteln des digitalen Gutachtens an das Gericht

Dieses Prozedere war bisher nur den oben genannten Software zugedacht, die sowohl das Signieren, also auch das Übermitteln können. Teilweise wurde noch die DE-Mail-Adresse zur Übermittlung genutzt. Diese wurde am 31.8.2024 komplett eingestellt. Seit Oktober 2023 gibt es „ Mein Justizpostfach“ (MJP). Da dieses spürbar verbessert wird und viele Gerichte es empfehlen, wird es wohl dabei bleiben.

Anmeldung zum Jusitzpostfach
Justizpostfach

Zunächst müssen Sie sich bei BundID anmelden: https://id.bund.de/de/welcome
Der nächste Schritt ist, dass Sie das Justizpostfach einrichten: https://id.bund.de/de/welcome/auth/1/eID

Im Einrichtungs-Verlauf lädt man sich eine Datei herunter, die zur Verschlüsselung und Identifikation dient. Daher sollte man den Anmeldungs-Prozess auf dem PC machen, von dem auch später die Gutachten erstellt werden. Oder man kopiert diese Datei dorthin. Das Smartphone ist als Lesegerät verwendbar, wenn es im gleichen W-LAN angemeldet ist!
Hat man das alles erst einmal geschafft, dann ist die Zustellung an das gewünschte Gericht wieder sehr einfach:

Seit Oktober 2024 kann man auch Nachrichten über das MJP empfangen. Sie bekommen dann eine E-Mail auf die angemeldete Adresse, dass sich neue Nachrichten im MJP befinden.

Nutzer der bisherigen DE-Mail

Die Bundesregierung hat sich zum 31.08.2024 endgültig von der DE-Mail verabschiedet.  Hier geht es zu einem Artikel darüber.

Fazit zum digitalen Gutachten:

  • Hat man wenige Gutachten im Jahr, die digital übermittelt werden sollen, kann man die Kombination sign-me und Justizpostfach gut verwenden. Das System funktioniert einwandfrei und ist einfach zu bedienen. Kosten: ca. 70 Cent pro Gutachten
  • Hat man viele Gutachten, ist eine der kommerziellen Software wegen des einfacheren Handlings vielleicht die bessere Lösung
  • Wichtig: Vorher abklären, ob das Gericht über den Posteingang in das MJP per Mail informiert. Man sieht ja nicht jeden Tag in das MJP hinein.

Gerne können Sie mir Ihre Erfahrung mitteilen!